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UNIDAD ADMINISTRATIVA
Validación de liquidación de ordenes contractuales
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- El solicitante deberá elaborar el acta de liquidación en formato de gerencia justificando el motivo por el cual se realizará la liquidación con el detalle de pagos.
- Radicar el formato en la Unidad Administrativa junto al informe de ejecución de actividades.
- Se realiza el trámite de liquidación en el sistema financiero QUIPU.
- Archivo del documento en el expediente contractual respectivo.
Definiciones
- Acta de Inicio: Es el documento suscrito entre el interventor y/o supervisor y el contratista, en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual se inicia la ejecución de las actividades objeto del contrato (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
- Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se deja constancia los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Responsables
Notificación y legalización de ordenes contractuales
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- Comunicación escrita de asignación de la orden contractual al oferente seleccionado (No aplica para persona natural no residente en Colombia).
- Garantía aprobada (No aplica para persona natural no residente en Colombia).
- Documento que demuestre la afiliación al sistema de seguridad social en Riesgos Laborales, emitido por la respectiva ARL, cuando el plazo del contrato sea superior a un (1) mes, independientemente la clasificación del riesgo, la cual deberá ser aportada para el inicio de la ejecución de la orden contractual.
- En el caso que el tiempo de ejecución de la orden contractual sea inferior a un (1) mes y la actividad a desarrollar por la persona natural o extranjera sea considerada de alto riesgo (IV y V) según el Ministerio de Trabajo, deberá anexar póliza de accidentes personales que garantice su cobertura ante cualquier eventualidad en la ejecución de las actividades para las que fue contratado por la Universidad Nacional de Colombia.
Responsables
Afiliación de trabajadores independientes (contratistas) al sistema general de riesgos laborales
Objeto
Detalle del proceso
Procedimiento de afiliación
- Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales
- Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales al área de contratación.
- Inscribir el pago de riesgos laborales en la planilla unificada de aportes al Sistema General de Seguridad Social.
- Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del contratista.
- Reportar la novedad de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato.
- Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales.
Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral IV o V
ACTIVIDAD
PLAZO MÁXIMO
Radicación de solicitudes de contratación para actividades con riesgos IV y V.
A más tardar el día diez (10) de cada mes, para contratos u ordenes contractuales que la fecha de inicio sea dentro del mismo mes.
Elaboración y perfeccionamiento órdenes contractuales o contratos.
Hasta el día 18 de cada mes(Contratos u ordenes cotnractuales que la fecha de inicio sea dentro del mismo mes).
Afiliación al sistema general de riesgos laborales.
Máximo el 24 de cada mes.
Elaboración, firma y registro presupuestal de resolución motivada con su anexo detallado
Máximo el 25 de cada mes.
Envío de resolución motivada con su anexo detallado en Excel a la Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional.
A más tardar el día 25 de cada mes.
Giro de recursos a la División Nacional de Gestión de Tesorería, para el correspondiente pago de aportes de ARL riesgos IV y V.
A más tardar el antepenultimo día hábil de cada mes.
Pago de aportes a la Administradora de Riesgos Laborales -ARL, por parte de la División Nacional de Gestión de Tesorería.
A más tardar el 6° día hábil de cada mes (Para trabajadores independientes que inician actividades en dicho mes y para aquellos con órdenes contractuales o contratos vigentes de meses anteriores)
Responsables
Elaboración de avances
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- Realizar la solicitud del certificado presupuestal.
- Procesar la Resolución de autorización con los soportes correspondientes.
- Elaboración de registro presupuestal.
- Validación documental por jefe de Unidad
- Firma del autorizador del gasto
- Creación de orden de pago y giro.
Proceso de legalización
- Orientación a usuarios de la Facultad, que solicitarían avances, acerca del proceso y de la documentación necesaria para la adecuada legalización.
- Verificación de la pertinencia de la documentación presentada para la legalización de todos los avances girados por la Facultad.
- Asesoramiento a los usuarios responsables de avances girados por la Facultad para la corrección de inconsistencias en la documentación presentada para la legalización del avance.
- Recepción, verificación y registro en el sistema financiero quipu de las legalizaciones de los avances empresas 2018 – 2068.
- Registro en el Sistema Financiero QUIPU de los ingresos(debidos a retenciones por impuestos o reintegros) ocasionados por legalizaciones de avances girados por la Empresa 2018 2068 de la Facultad.
Responsables
Seguimiento a la ejecucion de los proyectos
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- Inicia con la recepción de la documentación del contrato o convenio suscrito con el respectivo aval por parte de la dependencia competente de la Facultad (Dirección de Extensión IEI o la Vicedecanatura de Investigación y extensión).
- Se expide la Resolución de Decanatura.
- Se hace la apertura de la Ficha Administrativa y Financiera del proyecto en el Sistema Financiero Quipu
- Se registran las modificaciones al contrato o convenio en el Sistema Financiero Quipu
- Se revisa el acta de liquidación y se procede a revisar las transferencias según Acuerdo 036 de 2009.
Responsables
Distribución del presupuesto
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- Los recursos propios para atender el presupuesto de funcionamiento se distribuyen entre el Nivel Nacional, de Sede y las Unidades Especiales, de acuerdo con la información de los anteproyectos que cada una de ellas presentaron, donde se detallan los niveles rentísticos y los rubros del gasto.
- Los recursos propios para atender el presupuesto de inversión, relacionado con los proyectos del Plan Global de Desarrollo, se distribuyen de acuerdo con la información de los anteproyectos que cada una de ellas presentaron, para lo cual la Oficina Nacional de Planeación indicará los programas y proyectos a los cuales se aplicarán estos recursos.
- Los recursos propios para atender el presupuesto de inversión, relacionado con los Fondos Especiales se distribuyen de acuerdo con el valor indicado en el anteproyecto de cada Sede, asignando un cupo global a nivel de programa.
- Los aportes de la Nación para atender el presupuesto de funcionamiento se distribuyen de acuerdo con la información del anteproyecto de presupuesto de la Sede sobre los techos presupuestales.
- Los aportes de la Nación para atender el presupuesto de inversión, relacionado con los proyectos del Plan Global de Desarrollo, se distribuyen por programas y proyectos de acuerdo con la información y directrices establecidas por la Oficina Nacional de Planeación.
- La División Nacional de Presupuesto debe remitir a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa el proyecto de resolución de distribución del presupuesto para presentarlo al Consejo Superior Universitario o a quien éste delegue para su aprobación
Fuente: Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera.
Responsables
Seguimiento a la ejecución presupuestal
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- Generar en el SGF-QUIPU la información presupuestal a analizar con corte a marzo, junio, septiembre y noviembre de cada año.
- Revisar y validar la situación presupuestal.
- Elaborar y enviar comunicación a las áreas administrativas de Facultad o los Directores de proyectos o autorizadores del gasto sobre la ejecución presupuestal.
- Recibir de las áreas administrativas de Facultad o los Directores de proyectos o autorizadores del gasto las justificaciones del nivel de ejecución si hay lugar a ello.
Responsables
Certificación de ordenes contractuales
Objeto
Detalle del proceso
Proceso de solicitud
- Realizar la consignación en el Banco Popular a la cuenta Fondo especial de la Facultad de Ingeniería cuenta de ahorros No. 012720074 código de recaudo 20180551
- Radicar el recibo de caja en el módulo de atención al cliente de la Unidad Administrativa de la Facultad de Ingeniería o enviar la copia al correo electrónico certiadm_fibog@unal.edu.co
- Reclamar el documento en la oficina de la Unidad Administrativa edificio CADE piso 2 oficina 4.
- Ingrese a la página Web http://www.pagovirtual.unal.edu.co/index.php seleccione ver catálogo de servicios de la sebe Bogotá y busque en el listado de la Facultad de ingeniería la opción Trámites administrativos Facultad de Ingeniería: Certificados contractuales Facultad de Ingeniería.
- Reenviar el comprobante de pago al correo electrónico certiadm_fibog@unal.edu.co
- Reclamar el documento en la oficina de la Unidad Administrativa edificio CADE piso 2 oficina 4.
Responsables
Sistema de Información de la Unidad Administrativa
