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UNIDAD ADMINISTRATIVA

Validación de liquidación de ordenes contractuales

Objeto

Liquidación anticipada, mutuo acuerdo o unilateral

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • El solicitante deberá elaborar el acta de liquidación en formato de gerencia justificando el motivo por el cual se realizará la liquidación con el detalle de pagos.
  • Radicar el formato en la Unidad Administrativa junto al informe de ejecución de actividades
  • Se realiza el trámite de liquidación en el sistema financiero QUIPU.
  • Archivo del documento en el expediente contractual respectivo.

Duración: 5 días hábiles

Costo: Ninguno

Definiciones

  • Acta de Inicio: Es el documento suscrito entre el interventor y/o supervisor y el contratista, en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual se inicia la ejecución de las actividades objeto del contrato (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
  • Acta de Liquidación: Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se deja constancia los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Costo: Ninguno

Responsables

Blanca Escobar Martínez

Recepción y validación

Extensión: 13693

Correo: bescobarm@unal.edu.co

José Ismael Peña Reyes

Decano

Proceso de aprobación

Extensión: 13552

Correo: decfaci_bog@unal.edu.co

Notificación y legalización de ordenes contractuales

Objeto

Comunicar al contratista que se encuentra legalizada la orden contractual informando el nombre del interventor o supervisor.

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • Comunicación escrita de asignación de la orden contractual al oferente seleccionado (No aplica para persona natural no residente en Colombia).
  • Garantía aprobada (No aplica para persona natural no residente en Colombia).
  • Documento que demuestre la afiliación al sistema de seguridad social en Riesgos Laborales, emitido por la respectiva ARL, cuando el plazo del contrato sea superior a un (1) mes, independientemente la clasificación del riesgo, la cual deberá ser aportada para el inicio de la ejecución de la orden contractual.
  • En el caso que el tiempo de ejecución de la orden contractual sea inferior a un (1) mes y la actividad a desarrollar por la persona natural o extranjera sea considerada de alto riesgo (IV y V) según el Ministerio de Trabajo, deberá anexar póliza de accidentes personales que garantice su cobertura ante cualquier eventualidad en la ejecución de las actividades para las que fue contratado por la Universidad Nacional de Colombia.

Duración: 5 días hábiles

Costo: Ninguno

Responsables

Fidel José Failach Abdala

Proceso de notificación

Extensión: 13689

Correo: fjfailacha@unal.edu.co

Afiliación de trabajadores independientes (contratistas) al sistema general de riesgos laborales

Objeto

Adelantar las actividades orientadas a tramitar la afiliación al sistema general de riesgos laborales de los trabajadores independientes vinculados por órdenes contractuales o contratos de prestación de servicios a la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con la normatividad vigente y aplicable a la Institución; así como las actividades de pago de aportes al sistema general de riesgos laborales por parte de la Universidad, en los casos de contratistas con actividades de riesgos IV y V.

Detalle del proceso

Procedimiento de afiliación

  • Efectuar afiliación al sistema general de riesgos laborales
  • Presentar documento soporte de la afiliación al sistema general de riesgos laborales al área de contratación.
  • Inscribir el pago de riesgos laborales en la planilla unificada de aportes al Sistema General de Seguridad Social.
  • Dar a conocer al Supervisor o Interventor la obligación de verificación del pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social por parte del contratista.
  • Reportar la novedad de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales –ARL- por prórroga o suspensión de la orden contractual o contrato.
  • Remitir reporte de novedades de trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales.

Afiliación y pago de aportes de trabajadores independientes a la clase de riesgo laboral IV o V

La Universidad Nacional de Colombia deberá pagar el valor de la cotización al Sistema General de Riesgos Laborales de manera anticipada cuando la afiliación del trabajador independiente sea por riesgo IV o V, conforme a la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione, o sustituya, y el plazo de la orden contractual o contrato sea superior a (1) un mes.

Con el fin de garantizar la oportunidad en los pagos establecidos por parte de la Universidad, según los términos de ley, se ha definido el siguiente cronograma general para adelantar los trámites de contratación, afiliación y pago de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales para personas naturales que pretendan contratarse para adelantar actividades clasificadas en clases de riesgos IV o V.

ACTIVIDAD

PLAZO MÁXIMO

Radicación de solicitudes de contratación para actividades con riesgos IV y V.

A más tardar el día quince (15) de cada mes (para que la fecha de inicio de la orden contractual o contrato pueda ser el primer día hábil del mes siguiente).

Elaboración y perfeccionamiento órdenes contractuales o contratos.

Hasta el día 20 de cada mes.

Afiliación al sistema general de riesgos laborales.

Entre el día 21 y el 25 de cada mes.

Elaboración, firma y registro presupuestal de resolución motivada con su anexo detallado

Entre el día 26 y el 30 de cada mes.

Envío de resolución motivada con su anexo detallado en Excel a la Sección de Adquisiciones de Bienes y Servicios del Nivel Nacional.

A más tardar el 2° día hábil de cada mes.

Giro de recursos a la División Nacional de Gestión de Tesorería, para el correspondiente pago de aportes de ARL riesgos IV y V.

A más tardar el 4° día hábil de cada mes.

Pago de aportes a la Administradora de Riesgos Laborales -ARL, por parte de la División Nacional de Gestión de Tesorería.

A más tardar el 6° día hábil de cada mes (Para trabajadores independientes que inician actividades en dicho mes y para aquellos con órdenes contractuales o contratos vigentes de meses anteriores)

Costo: Ninguno

Responsables

Fidel José Failach Abdala

Proceso de notificación

Extensión: 13689

Correo: fjfailacha@unal.edu.co

Elaboración de avances

Objeto

Autorizar los recursos económicos previamente avalados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes, administrativos y contratistas, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • Realizar la solicitud del certificado presupuestal.
  • Procesar la Resolución de autorización con los soportes correspondientes.
  • Elaboración de registro presupuestal.
  • Validación documental por jefe de Unidad
  • Firma del autorizador del gasto
  • Creación de orden de pago y giro.

Duración: 5 días hábiles para realizar la legalización

Costo: Ninguno

Proceso de legalización

Atención y orientación a los usuarios en temas relacionados para la legalizaciones girados por las Empresas 2018 2068 de la Facultad.

  • Orientación a usuarios de la Facultad, que solicitarían avances, acerca del proceso y de la documentación necesaria para la adecuada legalización.
  • Verificación de la pertinencia de la documentación presentada para la legalización de todos los avances girados por la Facultad.
  • Asesoramiento a los usuarios responsables de avances girados por la Facultad para la corrección de inconsistencias en la documentación presentada para la legalización del avance.

Atención y orientación a los usuarios en temas relacionados para la legalizaciones girados por las Empresas 2018 2068 de la Facultad.

  • Recepción, verificación y registro en el sistema financiero quipu de las legalizaciones de los avances empresas 2018 – 2068.
  • Registro en el Sistema Financiero QUIPU de los ingresos(debidos a retenciones por impuestos o reintegros) ocasionados por legalizaciones de avances girados por la Empresa 2018 2068 de la Facultad.

Responsables

Erika Lorena Paredes Joven

Proceso de revisión y registro

Extensión: 13683

Correo: elparedesj@unal.edu.co

Aura Mercedes Salazar Torres

Proceso de Legalización

Extensión: 13683

Correo: amsalazart@unal.edu.co

Nayibe Salinas Romero

Proceso de pago

Extensión: 13685

Correo: nsalinasr@unal.edu.co

Hernán Alberto Hernández Moreno

Jefe de Unidad Administrativa

Proceso de validación

Extensión: 13685

Correo: hahernandezm@unal.edu.co

José Ismael Peña Reyes

Decano

Proceso de aprobación

Extensión: 13552

Correo: decfaci_bog@unal.edu.co

Seguimiento a la ejecucion de los proyectos

Objeto

Realizar periódicamente el seguimiento a la ejecución de los proyectos de extensión e investigación.

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • Inicia con la recepción de la documentación del contrato o convenio suscrito con el respectivo aval por parte de la dependencia competente de la Facultad (Dirección de Extensión IEI o la Vicedecanatura de Investigación y extensión).
  • Se expide la Resolución de Decanatura.
  • Se hace la apertura de la Ficha Administrativa y Financiera del proyecto en el Sistema Financiero Quipu
  • Se registran las modificaciones al contrato o convenio en el Sistema Financiero Quipu
  • Se revisa el acta de liquidación y se procede a revisar las transferencias según Acuerdo 036 de 2009.

Costo: Ninguno

Responsables

Bolivar Perdomo Cabrera

Proceso de revisión y registro

Extensión: 13694

Correo: bperdomoc@unal.edu.co

Hernán Alberto Hernández Moreno

Jefe de Unidad Administrativa

Proceso de validación

Extensión: 13685

Correo: hahernandezm@unal.edu.co

José Ismael Peña Reyes

Decano

Proceso de aprobación

Extensión: 13552

Correo: decfaci_bog@unal.edu.co

Distribución del presupuesto

Objeto

Definir los lineamientos que permitan preparar y proyectar el acto administrativo de distribución del presupuesto por niveles rentísticos y rubros del gasto entre el Nivel Nacional, de Sede y las Unidades Especiales para una determinada vigencia fiscal.

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

Una vez conocido el acto administrativo que fija el presupuesto de la vigencia para la Universidad Nacional de Colombia, se distribuye mediante acto administrativo aprobado por el Consejo Superior Universitario o por quien éste delegue, entre el Nivel Nacional, de Sede y las Unidades Especiales por niveles rentísticos y rubros del gasto teniendo en cuenta lo siguiente:

  • Los recursos propios para atender el presupuesto de funcionamiento se distribuyen entre el Nivel Nacional, de Sede y las Unidades Especiales, de acuerdo con la información de los anteproyectos que cada una de ellas presentaron, donde se detallan los niveles rentísticos y los rubros del gasto.
  • Los recursos propios para atender el presupuesto de inversión, relacionado con los proyectos del Plan Global de Desarrollo, se distribuyen de acuerdo con la información de los anteproyectos que cada una de ellas presentaron, para lo cual la Oficina Nacional de Planeación indicará los programas y proyectos a los cuales se aplicarán estos recursos.
  • Los recursos propios para atender el presupuesto de inversión, relacionado con los Fondos Especiales se distribuyen de acuerdo con el valor indicado en el anteproyecto de cada Sede, asignando un cupo global a nivel de programa.
  • Los aportes de la Nación para atender el presupuesto de funcionamiento se distribuyen de acuerdo con la información del anteproyecto de presupuesto de la Sede sobre los techos presupuestales.
  • Los aportes de la Nación para atender el presupuesto de inversión, relacionado con los proyectos del Plan Global de Desarrollo, se distribuyen por programas y proyectos de acuerdo con la información y directrices establecidas por la Oficina Nacional de Planeación.
  • La División Nacional de Presupuesto debe remitir a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa el proyecto de resolución de distribución del presupuesto para presentarlo al Consejo Superior Universitario o a quien éste delegue para su aprobación

Fuente: Macroproceso: Gestión Administrativa y Financiera.

Duración: 5 días hábiles

Costo: Ninguno

Responsables

Cristian David Gómez Escobar

Planeación y programación del presupuesto

Extensión: 13692

Correo: cdgomeze@unal.edu.co

Hernán Alberto Hernández Moreno

Jefe de Unidad Administrativa

Proceso de validación

Extensión: 13685

Correo: hahernandezm@unal.edu.co

José Ismael Peña Reyes

Decano

Proceso de aprobación

Extensión: 13552

Correo: decfaci_bog@unal.edu.co

Seguimiento a la ejecución presupuestal

Objeto

Evaluar el comportamiento del presupuesto de ingresos y gastos asignado durante un periodo, con el fin de hacer seguimiento a la ejecución presupuestal que permita establecer los ajustes presupuestales y la toma de decisiones en aspectos financieros y administrativos. La información presupuestal con corte a marzo, junio, septiembre y noviembre de cada año con el fin de validar la situación presupuestal y finaliza con la recepción de las áreas administrativas de Facultad o los Directores de proyectos o autorizadores del gasto las justificaciones del nivel de ejecución si hay lugar a ello. Aplica para el Nivel Nacional, Sedes, Facultades, y las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia.

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • Generar en el SGF-QUIPU la información presupuestal a analizar con corte a marzo, junio, septiembre y noviembre de cada año.
  • Revisar y validar la situación presupuestal.
  • Elaborar y enviar comunicación a las áreas administrativas de Facultad o los Directores de proyectos o autorizadores del gasto sobre la ejecución presupuestal.
  • Recibir de las áreas administrativas de Facultad o los Directores de proyectos o autorizadores del gasto las justificaciones del nivel de ejecución si hay lugar a ello.

Responsables

Cristian David Gómez Escobar

Jhon Fredy Méndez Ramírez

Bolivar Perdomo Cabrera

Equipo de presupuesto

Extensión: 13692 - 13691

Correo: cdgomeze@unal.edu.co , jfmendezr@unal.edu.co , bperdomoc@unal.edu.co

Hernán Alberto Hernández Moreno

Jefe de Unidad Administrativa

Proceso de validación

Extensión: 13685

Correo: hahernandezm@unal.edu.co

José Ismael Peña Reyes

Decano

Proceso de aprobación

Extensión: 13552

Correo: decfaci_bog@unal.edu.co

Certificación de ordenes contractuales

Objeto

Expedir la certificación correspondiente a la suscrición de contratos por Ordenes de Prestación de Servicios, Orden de Compra y Servicios Académicos Remunerados a contratistas, docentes y proveedores.

Detalle del proceso

Proceso de solicitud

  • Cancelar en caja recaudadora o en la entidad bancaria asociada a la Universidad Nacional de Colombia el valor correspondiente al tipo de certificación.
  • Radicar el recibo de caja en el módulo de atención al cliente de la Unidad Administrativa de la Facultad de Ingeniería.
  • Reclamar el documento.

Duración: 5 días hábiles

Costo: $2.000

Responsables

Diana Carolina Aguilar Olarte

Elaboración de certificados

Extensión: 13681

Correo: dcaguilaro@unal.edu.co

Hernán Alberto Hernández Moreno

Jefe de Unidad Administrativa

Proceso de validación y firma

Extensión: 13685

Correo: hahernandezm@unal.edu.co

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